Règlements administratifs

Règlements administratifs des Optimistes francophones canadiens

Approuvés par l’Assemblée constituante le 17 avril 2021

Préambule

Table des matières

Préambule 4

Article 1 : Interprétation 4

  1. Définitions 4

  2. Interprétation 6

Article 2 : Nom 6

Article 3 : Siège social 6

Article 4 : Sceau 6

Article 5 : Vision 7

Article 6 : Mission 7

Article 7 : Objectifs 7

Article 8 : Catégories, critères d’admissibilité et droits des membres 7

  1. Membres de l’OFC 7

  2. Membres des Clubs Optimistes de l’OFC 8

  3. Droits des membres 8

Article 9 : Membres en règle – conditions au maintien d’adhésion 8

  1. Clubs Optimistes de l’OFC 8

  2. Membres des Clubs Optimistes de l’OFC 9

Article 10 : Fin de l’adhésion 9

Article 11 : Cotisations 10

Article 12 : Assemblées générales des membres 10

12.1 Assemblée générale annuelle 10

12.2 Assemblée générale extraordinaire 11

12.3 Format, lieu et date 11

12.4 Avis 11

12.5 Ordre du jour 12

12.6 Inscription de questions à l’ordre du jour 12

12.7 Quorum 12

12.8 Ajournement 12

12.9 Présidence de l’Assemblée générale 12

12.10 Vote 12

12.10.1 Généralités 12

12.10.2 Vote par procuration 13

12.10.3 Résolutions écrites adoptées 13

Article 13 : Le Conseil d’administration 13

13.1 Pouvoirs et obligations du Conseil 13

13.2. Composition du Conseil 17

13.2.1 Administrateurs avec droit de vote 17

13.2.2 Administrateurs sans droit de vote 17

13.2.3 Fréquence des réunions 17

13.2.4 Avis 17

13.2.5 Validité 18

13.2.6 Invitations 18

13.2.7 Moyens technologiques 18

13.2.8 Questions 18

13.2.9 Votes 18

13.3 Résolutions 19

13.4 Éligibilité à siéger au Conseil 19

13.5 Durée du mandat des membres du Conseil d’administration 20

14 Procédure d’élection et de nomination des membres du Conseil 20

14.1.1 Mise en candidature 20

14.1.2 Procédure électorale 21

14.1.3 Responsables des comités permanents 22

14.2 Poste vacant au Conseil 22

  1. Rémunération 22

  2. Quorum 23

Article 15 : Les comités 23

  1. Responsabilités 23

  2. Fonctionnement 23

  3. Qualifications 24

  4. Comités permanents 24

PARTIE V – LES DIRIGEANTS

Article 16 : Pouvoirs et responsabilités des dirigeants 28

16.1 Présidence 28

16.2 Présidence élue 30

16.3 Présidence sortante 30

16.4 Vice-présidence 31

16.5 Membre élu 32

16.6 Direction générale 32

16.7 Poste de secrétaire 33

PARTIE VI – AGENTS DE LIAISON

Article 17 : Les agents de liaison 34

17.1 Définition 34

17.2 Objectifs 34

17.3 Responsabilités 35


PARTIE VII - RESPONSABILITÉS ET IMMUNITÉ DES ADMINISTRATEURS ET DIRIGEANTS

Article 18: Chèques et billets 35

Article 19 : Immunité des administrateurs et dirigeants 35

19.1 Immunité 35

19.2 Police d’assurance-responsabilité 36

Article 20 : Conflits d’intérêts 36

20.1 Déclaration de conflit d’intérêts 36

20.2 Moment de la déclaration 36

20.3 Avis général 37

20.4 Conséquence de la déclaration 37

20.5 Ratification par les membres 37

20.6 Politique relative aux conflits d’intérêts 37

PARTIE VIII – VÉRIFICATIONS, EXERCICE, DISSOLUTION, AVIS ET MODIFICATIONS 37

Article 21 : Vérificateurs 37

Article 22 : Documents officiels et états financiers vérifiés 38

Article 23 : Exercice financier 38

Article 24 : Dissolution 38

Article 25 : Avis 38

Article 26 : Modification des Règlements 39



Préambule


Les Optimistes Francophones Canadiens (OFC) est une société à but non lucratif et est le porte-parole des Clubs Optimistes qui exercent leurs activités en français sous la bannière d’Optimist International™ et des membres de ces clubs.


L’OFC a été constituée par lettres patentes le 12 février 2021 sous le numéro 1273427-3 en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Par protocole d’entente conclu en décembre 2020, l’OFC est un organisme fédéré à Optimist International et, sauf indication contraire aux termes dudit protocole d’entente ou des présents Règlements, est régi par les Règlements d’Optimist International.



PARTIE I – INTERPRÉTATION ET NATURE DE L’ORGANISME


Article 1 : Interprétation


  1. Définitions


Les définitions qui suivent s’appliquent aux présents Règlements, à moins de stipulations

contraires dans les présents Règlements :


  1. « Administrateur » s’entend d’un administrateur de l’OFC ayant été élu ou nommé conformément aux Règlements et qui siège en tant que membre du Conseil.


  1. « Assemblée » comprend toutes réunions en personne, par appel ou vidéoconférence ou par autre mode électronique.


  1. « Assemblée générale » comprend l’Assemblée générale annuelle des membres et toutes autres assemblées extraordinaires des membres.


  1. « OFC » s’entend de l’acronyme de la dénomination Optimistes Francophones Canadiens, une personne morale à but non lucratif incorporée le 12 février 2021 en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, telle que modifiée de temps à autre et en vertu de toute autre loi qui lui succèdera.


  1. « Comité » tout comité établi par le Conseil conformément aux Règlements.


  1. « Conseil » s’entend du Conseil d’administration de l’OFC.


  1. « Direction générale » l’employé de l’OFC agissant à titre de chef de direction qui se rapporte au Conseil.


  1. « Dirigeant » s’entend de tout dirigeant de l’OFC, soit la présidence, les deux postes de vice-présidence et la direction générale.


  1. « Employé » s’entend d’une personne à l’emploi de l’OFC, incluant

les stagiaires et les bénévoles.


  1. « Jour » s’entend de toute journée calendrier, y compris les jours

ouvrables, les journées de fin de semaine et les jours fériés.


  1. « Loi » s’entend de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, telle que modifiée et comprend les règlements afférents ainsi que toute autre loi qui lui succèdera, et le cas échéant, toutes références dans les Règlements à la loi seront réputées référer aux dispositions pertinentes de la nouvelle loi.


  1. « Majorité » s’entend de plus de la moitié des votes exprimés lors d’un

vote sur une question donnée.


  1. « Membre » s’entend d’un Club Optimiste membre de l’OFC qui satisfait aux critères d’admissibilité énoncés dans les présents Règlements.


  1. « Membre en règle » s’entend de tout Club Optimiste qui a payé, au moins quinze (15) jours avant l’Assemblée générale annuelle de l’OFC, la cotisation fixée par le Conseil, le cas échéant.


  1. « Politiques » s’entend des politiques adoptées par le Conseil de l’OFC.


  1. « Règlements » s’entend des présents Règlements administratifs, tels que modifiés de temps à autre.


  1. « Résolution » s’entend d’une motion adoptée par la majorité des voix des

administrateurs ou des membres habiles à voter, selon le cas.


  1. « Résolution spéciale » s’entend d’une résolution adoptée par les administrateurs et ratifiée, avec ou sans modification, aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées à une Assemblée générale des membres dûment convoqués à cette fin, ou par le consentement écrit de tous les membres habiles à voter à une telle Assemblée.


  1. « Statuts » s’entend des statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi

que les clauses de modification, les statuts de prorogation et tout autre

acte constitutif de l’OFC, qui sont aussi appelés lettres patentes.


  1. « Vérificateur » le vérificateur ayant été nommé par les membres à

l’Assemblée générale annuelle conformément aux Règlements.


  1. Interprétation


Les Règlements, sauf indication contraire du contexte, seront interprétés conformément à ce qui suit :


  1. Tous les termes stipulés dans les Règlements qui sont définis dans la loi s’interprètent selon la définition accordée à ces termes en vertu de la loi, à moins d’indications expresses contraires dans les Règlements.


  1. Chaque fois que, dans les Règlements, les résolutions et les procès-verbaux de l’OFC, le contexte l’exigera ou le permettra, les mots écrits au masculin ou au singulier incluront le pluriel et les personnes du genre féminin ainsi que les personnes non-binaires et transgenres.


  1. Les sous-titres contenus dans les Règlements n’y figurent que pour en faciliter la compréhension et ne doivent pas être considérés pour interpréter les Règlements ou pour expliquer l’effet d’une disposition quelconque de ceux-ci.


Article 2 : Nom


L’OFC a pour nom Optimistes Francophones Canadiens et pour acronyme, « OFC ».


Article 3 : Siège social


  1. Le siège social de l’OFC est situé dans la ville de Montréal, dans la province de Québec.


  1. Le Conseil peut, par résolution, déplacer son siège social pour le situer à un autre endroit au Canada.


Article 4 : Sceau


  1. Le sceau qui figure en regard est le sceau officiel de l’OFC. Le Conseil peut le modifier.


  1. Le sceau officiel de l’OFC porte les mots suivants : « OPTIMISTES FRANCOPHONES CANADIENS ».


Article 5 : Vision


La vision de l’OFC est celle reflétée dans les objets de ses statuts constitutifs et dans les Règlements d’Optimist International.


Article 6 : Mission


L’OFC vise à :


  • fournir des services et du soutien aux Clubs Optimistes francophones du Canada ;

  • promouvoir les intérêts des Clubs Optimistes francophones au Canada ;

  • saisir et exploiter les possibilités de subvention et de financement des Clubs Optimistes francophones au Canada ;

  • toutes autres fins complémentaires qui ne sont pas incompatibles avec ces objets.


Article 7 : Objectifs


Dans la poursuite de sa vision et de sa mission, l’OFC a pour objectifs, notamment :


  • de développer l’Optimisme comme philosophie de vie en s’inspirant des principes du Credo de l'Optimistemd,

  • de travailler à l’harmonie nationale et à l’amitié entre les clubs et les membres Optimistes francophones du Canada, en prenant en compte leurs besoins culturels et en facilitant et améliorant les communications entre eux

  • de mettre l’accent sur la croissance du mouvement Optimiste et en accroître la visibilité au Canada

  • d'aider la jeunesse et de favoriser son épanouissement, convaincu que de servir son prochain de façon désintéressée contribue au mieux-être de l’être humain, de sa collectivité, et du monde tout entier.



PARTIE II – LES MEMBRES


Article 8 : Catégories, critères d’admissibilité et droits des membres


  1. Membres de l’OFC


Conformément au protocole d’entente avec Optimist International mentionné en préambule, les Clubs Optimistes francophones du Canada sont à la fois membres de l’OFC et membres d’Optimist International.


  1. Membres des Clubs Optimistes de l’OFC


Pour être un membre d’un Club Optimiste de l’OFC, il faut satisfaire aux exigences prescrites aux Règlements d’Optimist International en plus des exigences suivantes :


  • Être en mesure de comprendre et de s’exprimer en français; et

  • Être en accord avec la mission de l’OFC.


L’OFC n’accorde pas le statut de membre à vie. Les personnes possédant ce statut avant la constitution de l’OFC le conservent.


  1. Droits des membres


À moins de stipulations contraires dans les Règlements, les membres ont les droits suivants :


  1. participer aux Assemblées générales et aux activités de l’OFC ;


  1. participer aux décisions se rapportant aux questions soumises aux membres ;


  1. recevoir les avis de convocation de toutes les Assemblées générales ;


  1. Une (1) voix lors des Assemblées générales,


  1. Les personnes qui sont membres en règle d’un Club Optimiste en règle de l’OFC ont le droit de se présenter à un poste élu au sein du Conseil.


Les membres de l’OFC et les personnes qui sont membres en règle d’un Club Optimiste de l’OFC ont en outre tous les droits et privilèges auprès d’Optimist International dont jouissent l’ensemble des Clubs Optimistes qui ne font pas partie de l’OFC.


Article 9 : Membres en règle – conditions au maintien d’adhésion


9.1 Clubs Optimistes de l’OFC


Tous les membres sont tenus de respecter la mission et les objectifs de l’OFC et d’Optimist International et d’agir en conformité avec les statuts, Règlements et politiques, y compris payer toute cotisation qui leur est imposée conformément aux Règlements et satisfaire aux critères d’admissibilité. Seuls les membres en règle, c’est-à-dire les membres qui satisfont à ces conditions, peuvent recevoir un avis de convocation des Assemblées générales, assister à ces Assemblées générales et exercer leur droit de vote au cours de celles-ci.


9.2 Membres des Clubs Optimistes de l’OFC


Toutes les personnes qui sont membres d’un Club Optimiste de l’OFC sont tenues de respecter la mission et les objectifs de l’OFC et d’Optimist International et d’agir en conformité avec les statuts, Règlements et politiques, y compris payer toute cotisation qui leur est imposée conformément aux Règlements et satisfaire aux critères d’admissibilité. Seuls les membres en règle d’un Club Optimiste de l’OFC peuvent poser leur candidature au Conseil, sous réserve des exigences additionnelles énumérées ci-après, et exercer au nom de son Club Optimiste le droit de vote de ce Club aux Assemblées générales de l’OFC.



Article 10 : Fin de l’adhésion


10.1 Le statut de membre de l’OFC prend fin dans l’un ou l’autre des cas suivants :


  1. la dissolution ou liquidation de l’OFC;


  1. la désaffiliation du membre signifiée par écrit (format papier ou courriel) à la direction générale de l’OFC, auquel cas la désaffiliation prend effet à la date précisée dans l’avis de désaffiliation, pourvu que le membre ne soit en rien redevable à l’OFC ou à Optimist International;


  1. la révocation du membre en conformité avec l’article 10.2 ci-après ou avec .


10.2 Le Conseil peut suspendre temporairement ou révoquer tout membre en règle qui ne remplit plus ses obligations ou les critères d’admissibilité. Ce membre peut être suspendu temporairement ou révoqué par résolution spéciale. Un avis de suspension temporaire ou de révocation sera préalablement expédié au membre en question, citant les raisons de la suspension temporaire ou de la révocation.


10.3 Aucune demande de remboursement de frais de cotisation annuelle ne peut être acceptée.


10.4 Toute question ou situation non prévue aux termes des présents règlements en matière d’adhésion, de désaffiliation et de révocation est régie par les Règlements d’Optimist International.


Article 11 : Cotisations


11.1 Les membres sont tenus de payer les cotisations annuelles que fixe le Conseil par résolution.


11.2 L’avis de la cotisation parvient aux membres par courriel, ou par la poste si le club en fait la demande, sous forme d’une facturation trente (30) jours avant la date d’expiration de l’adhésion.


11.3 La cotisation doit être acquittée au plus tard dans les trente (30) jours suivant la réception de son avis.


11.4 La Direction générale peut, à sa discrétion, accorder un délai de règlement de facture supplémentaire de trente (30) jours. Si le membre n’a pas acquitté la cotisation à l’échéance de la prorogation du délai, son adhésion à l’OFC prendra fin.


11.5 La Direction générale peut, par résolution spéciale, imposer des cotisations supplémentaires.



PARTIE III – ASSEMBLÉES DES MEMBRES


Article 12 : Assemblées générales des membres


12.1 Assemblée générale annuelle


L’Assemblée générale annuelle de l’OFC se tient entre le 1er août et le 30 septembre de chaque année afin :


  1. de prendre connaissance des rapports, du rapport du Vérificateur ou du comité de vérification et des déclarations dont la loi exige la lecture et le dépôt à l’Assemblée générale annuelle;


  1. de recevoir les états financiers pour la période commençant immédiatement après la fin du dernier exercice et se terminant au plus tard (6) mois avant cette Assemblée générale annuelle ;


  1. d’élire les administrateurs ;


  1. de nommer le Vérificateur ou le comité de vérification pour la vérification des comptes et des états financiers ;


  1. de traiter de toute question soumise par le Conseil à l’Assemblée générale annuelle et pour lequel un préavis suffisant a été donné.

12.2 Assemblée générale extraordinaire


Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée par les administrateurs en tout temps ou à la demande d’un dixième (1/10) des membres en règle avec droit de vote, en vue de délibérer d’une question quelconque, dont la nature doit être mentionnée dans l’avis de convocation.


12.3 Format, lieu et date


L’Assemblée générale annuelle ou toute autre Assemblée générale des membres a lieu en présentiel ou de façon virtuelle, au moment et à l’endroit ou sur la plateforme électronique déterminés par le Conseil par résolution. Le Conseil peut convenir de permettre la participation par voie électronique à une Assemblée générale tenue en présentiel.


12.4 Avis


Un avis de l’endroit, de la date et de l’heure de toute Assemblée des membres est envoyé à tous les membres à l’adresse électronique qui apparaît dans les registres de l’OFC :


  1. trente (30) jours avant la date de l’Assemblée générale annuelle; ou


  1. sept (7) jours avant la date d’une Assemblée générale extraordinaire.


L’avis est accompagné de l’ordre du jour ainsi que toute autre documentation pertinente à la tenue de l’Assemblée générale annuelle, incluant la liste des mises en candidatures pour les postes élus de l’OFC.


L’OFC gère un registre de tous ses membres en règle. Ce registre est la liste officielle utilisée pour faire parvenir l’avis de convocation aux membres.


Les membres peuvent renoncer à l’avis de convocation par écrit ; leur présence à l’Assemblée générale ou à l’Assemblée vaut renonciation, sauf lorsqu’il y assiste spécialement pour s’opposer aux délibérations au motif que l’Assemblée générale n’a pas été dûment convoquée.


Une erreur ou une omission relative à la remise de l’avis de convocation à une Assemblée générale annuelle ou extraordinaire, n’invalide pas l’Assemblée, ni n’annule les résolutions qui y ont été prises, pourvu que le quorum nécessaire fût atteint.


12.5 Ordre du jour


L’ordre du jour de l’Assemblée générale annuelle comprend, entre autres, les points suivants :


  1. Enregistrement des membres et identification des procurations

  2. Élection du président de l’Assemblée générale annuelle

  3. Adoption de l’ordre du jour

  4. Adoption du procès-verbal de l’Assemblée générale annuelle précédente

  5. Rapport du Conseil ou de la présidence

  6. Rapport de la direction générale

  7. Rapport du Trésorier et présentation des états financiers

  8. Résolution pour le choix d’un cabinet de vérificateurs ou d’un comité de vérification

  9. Élection des membres du Conseil

  10. Levée de l’Assemblée générale annuelle


12.6 Inscription de questions à l’ordre du jour


Un membre peut demander, par écrit, trente (30) jours au moins avant l’Assemblée générale annuelle, l’inscription d’une question à l’ordre du jour. Le demandant doit énoncer la nature de la question avec suffisamment de détails pour permettre aux membres de débattre la question.


12.7 Quorum


Le quorum de l’Assemblée générale est déterminé selon le nombre de membres inscrits à l’Assemblée.


12.8 Ajournement


La présidence de l’Assemblée générale, avec le consentement de la majorité des membres présents à l’Assemblée générale, sous réserve des conditions fixées par les membres présents, ajournera l’Assemblée générale.


12.9 Présidence de l’Assemblée générale


Le Conseil nomme, par résolution, la présidence de l’Assemblée générale.


12.10 Vote


12.10.1 Généralités


À une Assemblée générale, tous les membres inscrits ayant le droit de vote auront droit à une voix pour chacune des résolutions présentées, sous réserve des dispositions relatives au vote par procuration. À moins que la loi ou les Règlements prévoient autrement, le vote se fait de façon électronique, à main levée ou au scrutin secret selon la décision de la présidence de l’Assemblée et les décisions sont prises à la majorité. En cas de partage des voix, la présidence de l’Assemblée générale a une voix prépondérante. Une déclaration de la présidence de l’Assemblée selon laquelle une résolution a été adoptée et la consignation de celle-ci au procès-verbal constitue une preuve concluante de la décision sans qu’il soit nécessaire de faire la preuve du nombre et de la proportion des voix exprimées.


12.10.2 Vote par procuration


Le membre de l’OFC qui ne peut assister à l’Assemblée générale et qui a le droit de vote peut soit participer de façon virtuelle (dans la mesure où cette possibilité est offerte) soit nommer par procuration un remplaçant pour assister et agir en son nom à l’Assemblée générale. Le membre de l’OFC doit dûment remplir et signer le formulaire de procuration reçue avec l’avis de convocation et l’envoyer par courriel à la direction générale de l’OFC au moins dix (10) jours avant l’Assemblée générale. Un membre présent à l’Assemblée générale peut détenir plus d’une procuration. Il a alors autant de voix que de procurations. Il s’en tient, en ce qui a trait aux voix exprimées par procuration, aux choix exprimés par ses mandants.


12.10.3 Résolutions écrites adoptées


Toute résolution écrite et signée par tous les membres de l’OFC est aussi valide et produit les mêmes effets que si elle avait été adoptée lors d'une Assemblée générale dûment convoquée, constituée et tenue à cette fin.



PARTIE IV – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION ET LES COMITÉS


Article 13 : Le Conseil d’administration


13.1 Pouvoirs et obligations du Conseil


13.1.1 Administration des affaires


Le Conseil peut exercer tous les pouvoirs de l’OFC dont l'exercice n'est pas réservé aux membres en Assemblées générales, soit par la loi, soit par les Règlements. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le mandat du Conseil est défini en quatre parties :


  1. Mandat légal


  1. entériner l’embauche et, s’il y a lieu, la mise à pied de la direction générale (alors que le recrutement, la négociation du contrat, l’élaboration de la description de tâches et l’évaluation de son rendement étant délégués au comité de direction);


  1. désigner les signataires officiels de l’OFC;


  1. assurer en tout temps l’intégrité des politiques et procédures.


  1. Mandat de gouvernance


  1. préciser la mission, la vision et les valeurs;


  1. préciser et modifier les objectifs de l’OFC;


  1. rédiger, modifier et approuver les Statuts et les Règlements de

l’OFC pour ratification à l’Assemblée générale annuelle;


  1. élaborer les politiques et les pratiques de gouvernance;


  1. établir et maintenir les politiques de l’OFC ;


  1. évaluer les propositions de changements aux politiques de l’OFC ;


  1. élaborer, maintenir et se conformer à un plan stratégique pour la mise en valeur de l’Optimisme et la visibilité de l’OFC, qui intègre la croissance, les services aux membres et à la jeunesse des collectivités desservies par ces clubs et qui conserve en tout temps l’objectif d’augmenter les adhésions de clubs et d’individus de manière à réduire les dépenses de fonctionnement ;


  1. faire l’évaluation du fonctionnement du Conseil;


  1. fournir l’orientation aux nouveaux administrateurs; et,


  1. se préoccuper en tout temps de la pérennité, l’intégrité et l’efficacité de l’OFC et la communication avec les membres.


  1. Mandat stratégique


  1. élaborer les grandes orientations stratégiques de l’OFC, y

compris les stratégies :


  1. de représentation politique et gouvernementale,


  1. d’actions concertées,


  1. d’appui aux membres;


  1. développer et approuver le plan stratégique de l’OFC, évaluer l’atteinte des résultats visés et en faire rapport aux membres lors de l’Assemblée générale annuelle.


  1. Mandat relatif aux finances


  1. approuver les budgets annuels préparés par le contrôleur et la direction générale;


  1. autoriser et engager des dépenses au nom de l’OFC;


  1. déterminer les politiques et les mécanismes de contrôle financier;


  1. déterminer la cotisation annuelle des membres, le cas échéant;


  1. mettre sur pied un comité de vérification (audit) pour maintenir l’OFC en bonne situation financière ;


  1. s’assurer de la saine gestion des activités mises de l’avant par la présidence ;


  1. prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à l’OFC d’acquérir, d’accepter, de solliciter ou de recevoir des subventions, des legs ou des dons dans le but de promouvoir les buts de l’OFC;


  1. fixer le montant maximum pouvant être emprunté au nom de l’OFC ;


  1. acquérir par achat, bail ou autre mesure légale, terrains et/ou bâtiments, ou de construire et administrer tout édifice nécessaire à la poursuite des objets de l’OFC.


  • Dépenses


Le Conseil peut, lorsqu’il le juge opportun, autoriser des dépenses au nom de l’OFC. Le Conseil peut conclure un contrat fiduciaire avec une société de fiducie afin de créer un fonds de fiducie dont le capital et l'intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts et objectifs de l’OFC, conformément aux conditions établies par le Conseil au moment de l’établissement de la fiducie.


  • Emprunts


Le Conseil peut, à l’occasion, et lorsqu’il le juge opportun :


  1. emprunter de l'argent sur le crédit de l’OFC;


  1. émettre des obligations, débentures ou autres valeurs de l’OFC et engager ou vendre ses obligations, débentures ou autres valeurs pour les sommes et aux prix jugés opportuns;


  1. garantir ces obligations, débentures ou autres valeurs, ou tout autre emprunt ou engagement présent ou futur de l’OFC, au moyen d'une charge, d'une hypothèque, d'une charte ou d'un nantissement visant tout ou une partie des biens meubles et immeubles que l’OFC possède à titre de propriétaire ou qu'elle a subséquemment acquis, ainsi que l'entreprise et les droits de l’OFC.


  • Rapports


Le Conseil soumettra tous les rapports nécessaires aux paliers de gouvernement tel qu’exigé par les lois ou règlements en vigueur.


  • Livres et registres


Les documents comptables, registres et autres documents de l’OFC exigés par les Règlements ou par les lois applicables seront conservés de manière adéquate en format électronique ou papier, à la discrétion de la direction générale, conformément aux directives du Conseil.


  • Comités


Le Conseil formera par voie de résolution des comités permanents chargés de l’assister dans certains domaines, tels ceux prévus au paragraphe 15.4 des présents Règlements ainsi que tout autre domaine qu’il jugera utiles ou nécessaires et en définira leurs mandats. Le Conseil peut, s’il y a lieu, éliminer, créer ou modifier ses comités permanents et il peut aussi former des comités ad hoc, chargés de tâches ou de projets de nature temporaire.


  • Délégation


Le Conseil peut, s’il y a lieu, déléguer les pouvoirs attribués au Conseil, ou une partie de ceux-ci, à un ou plusieurs administrateurs ou dirigeants, à la direction générale ou un mandataire, dans la mesure et de la façon établie par le Conseil et sous réserve des limites imposées par la loi.


13.2 Composition du Conseil


13.2.1 Administrateurs avec droit de vote : Sont administrateurs avec droit de vote, la présidence de l’OFC et, selon l’année, le président sortant ou le président élu, la vice-présidence Région Est, la vice-présidence Région Ouest, et deux membres élus. La présidence n’exerce son vote qu’en cas d’égalité pour dénouer une situation autrement insoluble et exigeant une décision du Conseil.


13.2.2 Administrateurs sans droit de vote : La direction générale, le secrétaire du Conseil, le président du conseil d’administration de la Fondation Optimiste des enfants canadiens (FOEC), la représentante JOI pour l’OFC et les agents de liaison font également partie du Conseil à titre de membre d’office sans droit de vote et se soustraient au critère d’admissibilité prévu à l’alinéa 13.4.


13.2.3 Fréquence des réunions : Le Conseil se réunit à la convocation de la présidence ou à la demande d’au moins quatre administrateurs votants.


La présidence doit convoquer une réunion du Conseil au moins une fois par trimestre. Les réunions sont tenues en personne, virtuellement, ou à la fois en présentiel et en virtuel. Le secrétaire communique électroniquement le lieu et l’heure de la rencontre ainsi que le moyen de rejoindre la réunion à distance ; le secrétaire s’assure de recevoir un accusé de réception de chaque administrateur et rend compte au début de la réunion du mode de convocation et des réponses reçues à la convocation.


L’ordre du jour des réunions ordinaires comporte au minimum les éléments suivants :


  1. Rapports sur l’effectif ;

  2. Rapport sur la situation financière ;

  3. Rapports d’étape sur l’avancement des projets.


13.2.4 Avis


L’avis de la réunion est envoyé par courriel à chaque administrateur, au moins sept (7) jours avant celle-ci. L’avis précise la date, l’heure, le lieu et les moyens fixés (conférence téléphonique ou vidéoconférence) pour participer à la réunion.


Aucun avis formel des réunions du Conseil n’est requis si tous les membres du Conseil sont présents ou si les membres du Conseil absents ont manifesté leur consentement à ce que la réunion ait lieu en leur absence ou renoncent à l’avis subséquemment.


13.2.5 Validité


Aucune erreur ou omission dans l’avis de convocation ou d’ajournement d’une réunion n’a d’incidence sur la validité de la réunion ou des mesures qui y sont prises. Tout membre du Conseil peut, en tout temps, renoncer à l’avis et ratifier les mesures prises à la réunion.


13.2.6 Invitations


Le Conseil peut inviter toute personne à une réunion pour aider, informer ou conseiller les membres sur des sujets précis lors d’une réunion. Cette personne n’a toutefois pas le droit de vote ni le droit de participer aux discussions à huis clos, sauf si expressément invitée par le Conseil.


Le Conseil peut inviter à chaque réunion du Conseil les représentants d’organismes communautaires afin de fournir, lors des réunions, la perspective de leur secteur ou organisme. Ces représentants n’ont toutefois pas le droit de vote ni le droit de participer aux discussions à huis clos, sauf si expressément invités par le Conseil.


13.2.7 Moyens technologiques


Les réunions du Conseil ou d’un de ses comités peuvent se faire par des moyens technologiques, notamment le téléphone ou la visioconférence, permettant à tous les participants de communiquer. Les participants sont alors réputés avoir assisté à la réunion.


13.2.8 Questions


Le Conseil peut étudier toute question à la réunion, même si elle n’est pas inscrite à l’ordre du jour ou précisée dans l’avis de convocation, si les membres présents à la réunion y consentent à la majorité.


13.2.9 Votes


À toute réunion du Conseil, chaque membre habile à voter a le droit d’exercer un (1) vote et les décisions sont prises à la majorité, à moins que la loi ou les Règlements ne prévoient autrement. En cas de partage des voix, la présidence a une voix prépondérante.


Chaque question est décidée à main levée à moins que la présidence ou un administrateur n’exige un vote au scrutin.


13.3 Résolutions


13.3.1 Les résolutions peuvent être présentées verbalement lors d’une téléconférence ou d’une visioconférence ou circulées par courriel.


13.3.2 La déclaration de la présidence qu’une résolution est adoptée ou rejetée, et l’inscription à cet effet au procès-verbal, constituent une preuve concluante de l’adoption ou du rejet de la résolution, sans qu’il soit nécessaire de préciser le nombre de voix ni la proportion de celles exprimées en faveur de la résolution ou contre elle. Un membre votant du Conseil peut exiger la consignation de son vote.


13.3.2 Les résolutions écrites et approuvées par tous les membres du Conseil habiles à voter lors des réunions du Conseil ou d’un comité du Conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions.


13.4 Éligibilité à siéger au Conseil


13.4.1 Pour être administrateur, la personne doit :


  1. être membre en règle d’un Club Optimiste de l’OFC;

  2. avoir au moins 18 ans ;

  3. comprendre, lire et s’exprimer en français ;

  4. ne pas être un employé de l’OFC;

  5. ne pas avoir été déclarée incapable par un tribunal, au Canada ou à

l’étranger ;

  1. ne pas avoir le statut de failli non libéré ; et,

  2. résider ou occuper un emploi dans le territoire desservi par un Club Optimiste de l’OFC.


13.4.2 Pour les postes de président et de vice-président, les candidats doivent avoir terminé un mandat complet à la présidence d’un club Optimiste.


13.4.3 Les personnes briguant la présidence et la vice-présidence doivent en outre avoir démontré du leadership par leur implication dans les fonctions de l’OFC, et un engagement actif et continu envers leur club, l’OFC ou OI.


13.4.4 À compter de l’exercice 2023-2024, seules seront autorisées à briguer la présidence les personnes ayant :

  1. organisé soit la finale d’un des programmes phares de l’OFC (Art oratoire, Art de s’exprimer, Opti-génies, Golf junior), soit le congrès de l’OFC avec bon résultat financier tel qu’établi par le comité des finances et de l’audit, soit une assemblée de région avec bon résultat financier tel qu’établi par le comité des finances et de l’audit; ou

  2. démontré du leadership et de l’engagement au sein de l’OFC ou de l’OI, tel que défini par le comité de la qualification et de la gouvernance.


13.4.5 Un club Optimiste ne peut avoir plus d’un de ses membres au conseil d’administration de l’OFC. Une unité familiale au sens de ce règlement ne peut avoir plus d’un de ses membres au conseil d’administration de l’OFC. Ainsi :

  1. Chaque membre du Conseil doit provenir d’un Club Optimiste différent.

  2. Chaque membre du Conseil doit provenir d’une unité familiale différente. « Unité familiale » s’entend de personnes habitant à la même adresse et formant une famille nucléaire composée de conjoints de sexes différents ou du même sexe et d’enfants à l’égard desquels les conjoints exercent un rôle parental. L’expression comprend les membres d’une famille élargie ou recomposée habitant à la même adresse.

  3. Aucun membre du Conseil ne peut habiter à la même adresse qu’un autre membre du conseil d’administration.


13.4.6 Pour l’application du présent article, « membre en règle » s’entend du membre d’un Club Optimiste en règle qui a acquitté sa cotisation au plus tard trente (30) jours précédant la tenue de l’élection et qui en fournit une preuve acceptable au comité d’élection.


13.4.7 Nul n’est autorisé à solliciter un deuxième mandat consécutif au même poste au Conseil.


13.5 Durée du mandat des membres du Conseil d’administration


13.5.1 Le mandat de la présidence est de deux (2) ans, en plus d’une année à la présidence élue, et d’une année à la présidence sortante.


13.5.2 Le mandat à la vice-présidence est de deux (2) ans. Une élection à la vice-présidence d’une Région est tenue à chaque année en alternance à compter de l’exercice 2021-2022 alors qu’une élection à la vice-présidence de la Région Ouest sera tenue, suivie d’une élection à la vice-présidence de la Région Est en 2022-2023, et ainsi de suite.


13.5.3 Le mandat des membres élus est de deux (2) ans. Une élection est tenue à chaque année pour remplacer le membre élu dont le mandat se termine.


14. Procédure d’élection et de nomination des membres du Conseil


14.1 Mises en candidature


14.1.1 Le comité de la gouvernance et de qualification agit à titre de comité d’élection ou forme un comité d’élection composé d’Optimistes possédant de l’expérience dans l’organisation d’élections à l’OI ou au sein d’un district.


  1. À chaque élection, le comité d’élection établit le formulaire de candidature, qui est envoyée à chaque membre de l’OFC quarante-cinq (45) jours au moins avant l’Assemblée générale annuelle.

  2. Tout candidat postulant pour un poste au Conseil doit le faire en complétant et en signant le formulaire prescrit, laquelle atteste de son consentement ; le formulaire porte en outre la signature du président ou du secrétaire de son Club Optimiste.

  3. Une personne qui est membre en règle d’un Club Optimiste en règle peut se porter candidat sans avoir été identifiée par le comité de gouvernance si cette personne rencontre les critères d’admissibilité au poste sollicité et soumet le formulaire de candidature prescrit par le comité de qualification et de gouvernance dûment signée par le président ou le secrétaire de son Club Optimiste.

  4. Le formulaire de candidature au poste d’administrateur doit être reçue au siège social de l’OFC ou à l’endroit désigné par le comité d’élection au moins trente (30) jours avant l’Assemblée générale annuelle. À l’issue de la période de mise en candidature, le comité d’élection dresse une liste de candidats aux postes à pourvoir.

  5. Le comité d’élection vérifie l’admissibilité des candidats. Le comité d’élection en collaboration avec la direction générale doit faire parvenir les noms des candidats avec l’Avis de convocation de l’Assemblée générale annuelle.

  6. Aucune candidature pour le poste d’administrateur n’est acceptée à l’Assemblée générale annuelle.


14.1.2 Procédure électorale


  1. En plus des règles de fonctionnement énoncées dans le présent document, le comité de gouvernance peut demander au comité des communications de préparer des messages additionnels aux fins de préciser le fonctionnement de la campagne électorale et du scrutin.

  2. Chaque Club Optimiste en règle de l’OFC reçoit un bulletin de vote électronique pour chaque tranche majoritaire de 10 membres. Un Club Optimiste en règle de l’OFC peut remettre une procuration à un autre Club Optimiste en règle de l’OFC pour l’exercice de son droit de vote : un Club obtient un vote additionnel pour chaque procuration valide. Une procuration aux termes du présent paragraphe n’est valide que si elle est signée par le président du Club accordant la procuration et remise au secrétaire de l’OFC au plus tard sept (7) jours avant la tenue du scrutin.

  3. Le vote est effectué par scrutin électronique secret.

  4. Les résultats sont compilés et fournis à la présidence de l’Assemblée générale annuelle.

  5. S’il n’y a aucune candidature pour un poste à combler, le comité de qualification et de gouvernance peut nommer à ce poste un membre en règle d’un Club Optimiste en règle de l’OFC ou un membre du Conseil, qui satisfait aux critères d’administrateur prévus ci-haut, pour occuper ce poste au Conseil.


14.1.3 Nomination des responsables des comités permanents


Les responsables des comités permanents qui présideront les réunions et activités de ces comités sont nommés par la présidence en consultation avec la vice-présidence, Régions Est et Ouest, et avec le comité de qualification et de gouvernance.


14.2 Poste vacant au Conseil


14.2.1 Un poste d’administrateur devient vacant si l’administrateur :


  1. cesse d’être membre de l’OFC;


  1. démissionne de ses fonctions en donnant un avis écrit au Conseil;


  1. devient incapable;


  1. fait faillite, suspend ses paiements ou transige avec ses créanciers;


  1. est destitué par résolution spéciale des membres ou des membres de la région ciblée, selon le cas;


  1. décède.


14.2.2 Les administrateurs en fonction informent le comité de qualification et de gouvernance de la vacance. Le comité de qualification et de gouvernance établit une procédure de remplacement du poste vacant. Le remplaçant demeure en fonction pour pourvoir le terme non expiré du membre.


14.3 Rémunération


Un membre du Conseil ne doit recevoir aucune rémunération à ce titre ni retirer, directement ou indirectement, un profit de sa charge. Il peut, dans la mesure où la situation financière de l’OFC le permet, être remboursé des dépenses justifiées qu’il engage dans l’exercice de ses fonctions. Seule la direction générale, membre sans droit de vote au Conseil, a le droit d’être rémunéré à ce titre.


  1. Quorum


Il y a quorum lors d’une réunion du Conseil lorsqu’au moins quatre (4) administrateurs votants sont présents.



Article 15 : Les comités


  1. Responsabilités :


Tous les comités ont la responsabilité de donner des services aux Clubs Optimistes de l’OFC et à leurs membres. Ils doivent développer un sentiment d’appartenance qui permet à l’OFC de s’engager dans les années 2020 et de rejoindre les différentes générations.


Chaque comité doit identifier les valeurs ajoutées spécifiques pouvant augmenter l’intérêt des membres des Clubs Optimistes et la visibilité des Optimistes auprès du public dans leurs communautés respectives.


  1. Fonctionnement :


Les membres des comités auront un mandat de trois ans pour maintenir l’expertise et l’expérience. Au moins une nouvelle personne sera nommée à chaque année par la présidence de l’OFC pour remplacer le membre ayant complété les trois années de son mandat.


Les comités utiliseront le site web de l’OFC et tout autre médium à leur plein potentiel pour publiciser leurs activités et initiatives.


Tout au long de l’année et selon la saison, les comités voient à préparer et rendre disponibles des formations sur différents sujets pour les membres de clubs membres de l’OFC. Chaque vice-président coordonne les formations qui seront offertes dans sa Région.


La prestation dans une région de toute formation conçue par un comité est coordonnée avec la vice-présidence de cette région. Les formations conçues par un comité devraient être destinées aux deux régions de l’OFC, à moins d’être conçues pour répondre à un besoin ou une situation propre à une région seulement.



  1. Qualifications


Chaque comité requiert des membres possédant différentes qualifications.


Outre le responsable du comité, la présidence de l’OFC choisit les membres des comités en consultation avec les vice-présidents de l’OFC et le comité de qualification et de gouvernance. La composition des comités doit refléter la diversité et l’étendue de l’ensemble des Clubs Optimistes de l’OFC.


Nul ne peut être membre de deux comités différents.


Un membre du Conseil ne peut pas être membre d’un comité. Le membre d’un comité peut se porter candidat aux élections de l’OFC, mais doit démissionner de son poste au sein de ce comité s’il est élu.


  1. Comités permanents


Le Conseil compte les comités permanents suivants, qui se rapportent au Conseil :


  1. Comité des finances et de la vérification


Le comité des finances et levées de fond se compose de sept (7) membres, soit un représentant de chaque secteur, dont la présidence du comité choisie par le Conseil, et un autre membre votant du Conseil. La direction générale (Trésorier du Conseil) participe aux délibérations du comité droit de vote. Le mandat du comité consiste à :


  • Établir le budget, réviser et présenter les états financiers de l’OFC;

  • Assurer une saine gestion financière et le suivi du budget;

  • Voir à la diversification des revenus; et

  • Développer des stratégies de collecte de fonds et voir à leur bon déroulement.


  1. Centre canadien de protection de l’enfance


Le Centre canadien de protection de l’enfance offre des ressources et des conseils de sécurité pour les organismes de services à l’enfance, notamment en matière de prévention d’abus. De concert avec les organismes, il peut formuler et recommander des pratiques, des procédures et des politiques permettant aux Clubs Optimistes de se prémunir contre des adultes qui pourraient tenter de profiter des activités auprès de la jeunesse pour se livrer à des gestes répréhensibles.


Le comité du CCPE voit à faire profiter les Clubs Optimistes de l’OFC du vaste éventail de ressources et de formations éducatives et préventives élaborées par le CCPE pour assurer aux membres Optimistes et aux enfants qu’ils desservent toute la sécurité voulue dans leurs projets et activités.


  1. Comité de qualification et de gouvernance


Le comité de gouvernance se compose d’au moins six (6) membres afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à :


  • Réviser les Règlements administratifs ;

  • Proposer des politiques au Conseil pour assurer la saine gestion administrative de l’OFC et le bon fonctionnement des Clubs Optimistes de l’OFC ;

  • Agir à titre de comité de qualification des candidats aux divers postes au Conseil et aux postes de responsables de comités ;

  • Agir à tire de comité d’élection ;

  • À la demande de la présidence ou du Conseil, coordonner ou participer à la planification stratégique de l’OFC et à l’implantation des mesures comprises dans cette planification ;

  • À la demande de la présidence ou du Conseil, participer aux réunions du Conseil ; et

  • À la demande de la vice-présidence de l’une ou l’autre région, des responsables de comités du Conseil, ou des agents de liaison, offrir des conseils dans le cadre de réunions ou d’activités.


  1. Comité de la structure


Le comité de la structure se compose d’au moins six (6) membres afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à adapter la structure des six districts de la Région St-Laurent au modèle fédératif de manière à la transformer en composante semi-autonome d’Optimist International qui est en mesure d’atteindre la vision, la mission et les objectifs définis aux articles 5, 6 et 7 du présent document.


Le comité de la structure a élaboré l’architecture décisionnelle de l’OFC telle que décrite dans le présent document et en évalue de façon continue l’efficacité et le rendement de manière à proposer au Conseil et au comité de qualification et de gouvernance des ajouts ou modifications, au besoin, à cette structure. Cette évaluation constante de la structure de l’OFC s’effectue en prenant compte de facteurs tels les coûts, la souplesse décisionnelle, l’interaction avec les Clubs Optimistes de l’OFC et les membres de ces clubs, et la qualité des services qui leur sont offerts par l’OFC.


  1. Comité des communications et du marketing


Le comité des communications et du marketing se compose d’au moins six (6) membres, afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à :


  • Identifier les différents médias de communication par lesquels les Clubs Optimistes de l’OFC et les membres de ces clubs sont informés des initiatives, des activités et des concours mis de l’avant par l’OFC et OI ;

  • Maintenir le site web et les pages de médias sociaux de l’OFC,

  • Maintenir une liaison constante avec le Conseil et les comités de l’OFC de manière à répondre à leurs besoins de communications,

  • Explorer la possibilité d’offrir de l’espace publicitaire sur les plateformes électroniques de l’OFC,

  • Réaliser, au besoin, des sondages auprès des Clubs Optimistes de l’OFC et de leurs membres pour connaître leurs besoins, en informer le Conseil et les autres comités et élaborer avec le Conseil et les autres comités des outils visant à répondre à ses besoins.


  1. Comité de la technologie


Le comité de la technologie se compose d’au moins six (6) membres, afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à cerner les besoins du Conseil, des comités, des Clubs Optimistes de l’OFC et de leurs membres en matière de technologie pour leur permettre de réaliser leurs activités et à élaborer et à offrir les outils nécessaires à cette fin. Avec le comité des communications et du marketing, le comité de la technologie maintient le site web et les médias sociaux de l’OFC.


  1. Comité de la formation


Le comité de la formation se compose d’au moins six (6) membres, afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à concevoir des programmes de formation pour les membres et les dirigeants des Clubs Optimistes de l’OFC et en assurer la prestation.


  1. Comité de croissance


Le comité de croissance se compose d’au moins six (6) membres, afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à :


  • Réviser la formule et le modèle d’affaires de la trousse de bienvenue des nouveaux membres,

  • Réviser le modèle d’affaire pour la fondation d’un nouveau club

  • Élaborer un plan d’ajout de membres au sein d’un club,

  • Explorer les communautés susceptibles d’accueillir un nouveau club,

  • Réviser le système de reconnaissance pour la fondation de nouveaux clubs,

  • Réviser le système de reconnaissance pour le recrutement,

  • Réviser les procédures de fermeture de clubs et

  • Toute autre responsabilité confiée au comité par le Conseil.


  1. Comité des congrès


Le comité des congrès se compose d’au moins six (6) membres, afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à :


  • réaliser le congrès annuel de l’OFC, conformément aux règlements et politiques de l’OFC et d’OI et selon les orientations du Conseil et du comité de formation ;

  • appuyer le comité de formation dans l’organisation du contenu de la programmation et son déroulement, sous la supervision du Conseil ;

  • négocier, selon les directives du Conseil et du comité des finances et de la vérification, la location des salles de réunion et l’hébergement des congressistes ainsi que de l’équipement technique et technologique assurant le déroulement du congrès ;

  • assurer les tâches logistiques et organisationnelles lors du congrès ;

  • préparer un rapport au Conseil à l’issue du congrès et formuler toute recommandation utile pour les congrès futurs.


15.4.10 Comité du leadership


Le comité du leadership se compose d’au moins six (6) membres, afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à :


  • faciliter le repérage et la formation des dirigeants de clubs et de l’OFC ;

  • élaborer des outils permettant d’évaluer les styles de leadership, les personnalités, intérêts, valeurs et compétences correspondant aux différents besoins de gestion des comités et activités des clubs et de l’OFC ;

  • élaborer, en collaboration avec le comité de la formation, des outils de perfectionnement de compétences clés en leadership correspondant aux besoins de gestion des comités et activités des clubs et de l’OFC ;

  • assurer, en collaboration avec le comité de la formation, les vice-présidents et les agents de liaison, la prestation de programmes de formation et de perfectionnement.


15.4.11 Comité des Clubs JOI


Le comité des Clubs JOI se compose d’au moins six (6) membres, afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à :


  • appuyer les clubs JOI de l’OFC et assurer leur bon fonctionnement et leur encadrement par le Conseil, l’OFC et l’OI, selon les directives du Conseil et les orientations que souhaite le cadre administratif des clubs JOI.


15.4.11 Comité du golf junior


Le comité du golf junior se compose d’au moins six (6) membres, afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à :


  • assurer la participation des jeunes de communautés desservies par les Clubs Optimistes de l’OFC à L’OPTIMISTE, Championnat de golf junior Optimist International, notamment par l’organisation du tournoi de qualification golf junior Optimiste ou tout autre événement lui succédant et par la promotion d’autres tournois au sein de l’OFC ;

  • déterminer les moyens de résoudre les contraintes financières pouvant empêcher la participation de jeunes golfeurs aux tournois ou activités organisé sous l’égide du comité.


15.4.12 Comité des programmes


Le comité des programmes se compose d’au moins six (6) membres, afin d’assurer une représentativité de tous les secteurs des deux régions de l’OFC. Son mandat consiste à :


  • Selon les directives du Conseil et en collaboration avec les comités de la formation et du leadership, mener une évaluation en continu des programmes d’OI et des Clubs Optimistes extérieurs à l’OFC et de la pertinence de ces programmes pour les Clubs Optimistes de l’OFC, et proposer toute adaptation nécessaire pour optimiser la valeur de ces programmes pour les Clubs Optimistes de l’OFC conformément à la mission, la valeur et les objectifs de l’OFC.


  1. Procédure


Sauf résolution contraire du Conseil, chaque comité fixe son quorum à la majorité de ses membres au moins et établit sa procédure.



PARTIE V – LES DIRIGEANTS


Article 16 : Pouvoirs et Responsabilités des dirigeants


16.1 Présidence


Les fonctions de la présidence sont les suivantes :


  1. présider le Conseil et les réunions du Conseil ;

  2. voir à la bonne administration de l’OFC ;

  3. être la porte-parole et la représentante principale de l’OFC ;

  4. établir et maintenir des communications et relations avec des gens d’affaires, les différents paliers de gouvernement et autres organismes bénévoles ;

  5. s’assurer que les objectifs de croissance sont atteints ;

  6. s’assurer que le budget est préparé, adopté et suivi ;

  7. s’assurer que le congrès de la Fédération est organisé ;

  8. s’assurer que des lettres de charge sont envoyées aux comités

La présidence comporte en outre les responsabilités secondaires suivantes :

  1. s’assurer qu’il y ait des programmes en place pour promouvoir les leaders potentiels non seulement à l’OFC mais à l’OI également ;

  2. s’assurer du bon fonctionnement du programme de qualification des nouveaux candidats pour les postes des exécutifs et des présidents de comités de la Fédération ;

  3. choisir, avec les vice-présidents, les agents de liaison et les responsables des comités tels que recommandés par le comité de qualification ;

  4. siéger à tous les comités et s’assurer de leur bon fonctionnement en évaluant leur rendement et en faisant les remplacements nécessaires au besoin ;

  5. voir avec la direction générale que tous les contrats de sous-traitance soient octroyés conformément à la législation applicable et selon les règles établies et qu’ils soient gérés selon les modalités prévues aux devis ;

  6. s’assurer que les bases de données pour l’effectif et autres soient maintenues ;

  7. voir à ce que l’OFC, les régions, les secteurs et les clubs disposent tous d’un plan de marketing ;

  8. s’assurer que les programmes de l’OI soient diffusés à travers les Régions selon leur échéancier ;

  9. superviser le personnel ;

  10. maintenir les communications avec les clubs, les responsables, les Régions, et avec l’OI ;

  1. voir à la préparation et au dépôt des rapports annuels exigés des organisations à but non lucratif par les autorités gouvernementales ;

  2. remplir toutes autres fonctions relevant ordinairement de la présidence ou prévues par les Statuts et les Règlements.


16.2 Présidence élue


Les responsabilités de la présidence élue comprennent :

  1. collaborer avec la présidence pour apprendre en quoi consiste le rôle, se familiariser avec les programmes existants et pour faciliter le transfert des responsabilités à la nouvelle équipe ;

  2. assister et participer aux réunions du Conseil ;

  3. se familiariser avec les règlements et politiques de l’OFC ;

  4. réviser l’ordre du jour et la documentation pertinente avant une réunion du Conseil ;

  5. participer au congrès de l’OFC ;

  6. participer aux réunions du comité des finances en tant qu’observateur.


La présidence élue comporte en outre les responsabilités suivantes :


  1. exécuter le plan visant :

  1. le financement de l’OFC par les cotisations des clubs ;

  2. le transfert nécessaire du personnel et des biens du Centre de service canadien de l’OI à l’OFC ;

  3. le transfert des copies des bases de données ;

  4. le suivi des clubs et des rapports aux différentes structures de l’OFC ;

  5. un système d’accueil des nouveaux membres et clubs, des faits pertinents dans le système de suivi ;

  6. s’assurer, avec le comité de qualification et de gouvernance, du fonctionnement du processus de qualification pour identifier les individus qui ont démontré du leadership pour prendre des postes à l’exécutif et aux comités pour la première année.

  1. remplir toutes autres fonctions relevant ordinairement de la présidence ou prévues par les Statuts et les Règlements.


16.3 Présidence sortante


Le président sortant assume les fonctions suivantes :


  1. participer aux réunions du comité des finances et de la vérification en tant que personne-ressource ;

  2. participer aux réunions du Conseil ;

  3. participer au congrès de l’OFC ;

  4. aider la présidence à sélectionner les membres des comités ;

  5. exercer toutes les fonctions de la présidence en cas d’absence ou d’empêchement;

  6. exercer la fonction de présidence intérimaire jusqu’à ce qu’une présidence soit nommée par le Conseil lorsque le poste de présidence est vacant; et,

  7. exercer les autres fonctions que les Règlements et le Conseil lui confient.


16.4 Vice-présidence


Les fonctions de la vice-présidence sont les suivantes :


  1. s’assurer que le comité de croissance implante des programmes appropriés pour sa région afin de motiver les membres à recruter et ainsi faire grandir le mouvement ;

  2. s’assurer que tous les programmes de formation soient organisés pour sa région ;

  3. avec le président, choisir les agents de liaison et les responsables ainsi que les membres des comités à l’aide des recommandations du comité de qualification et de gouvernance ;

  4. voir à ce que les nouveaux clubs bénéficient du suivi et du mentorat nécessaires pour assurer leur pérennité ;

  5. assurer que se tiennent les finales des concours pour les programmes des jeunes ;

  6. promouvoir la FOEC dans sa région ;

  7. participer aux réunions du Conseil ;

  8. remplacer le président dans ses responsabilités officielles au besoin.


La vice-présidence comporte en outre des responsabilités suivantes :

  1. surveiller le rendement des comités et faire les remplacements nécessaires de membres qui ne répondent pas aux attentes et aux engagements ;

  2. exécuter le plan de marketing pour sa région ;

  3. s’assurer que les programmes de l’OI et de la région sont diffusés et lancés conformément aux échéanciers ;

  4. s’assurer que les assemblées dans sa Région soient bien organisées et n’enregistrent aucun déficit ,

  5. avec les comités concernés, implanter les programmes destinés à atteindre les objectifs de formation et promouvoir les leaders potentiels ;

  6. gérer les comités sous sa responsabilité ;

  7. maintenir une communication constante avec les clubs de sa région et les responsables des comités.

La vice-présidence élue comporte les responsabilités suivantes :

  1. collaborer avec le Conseil et l’équipe de direction pour se familiariser avec le rôle de vice-présidence les programmes et le transfert des responsabilités vers la nouvelle équipe.


16.5 Membre élu


Les responsabilités du membre élu sont les suivantes :

  1. être le porte-parole de l’ensemble des membres de l’OFC lors des prises de décision du Conseil ;

  2. assister aux réunions du Conseil ;

  3. siéger à un comité ad-hoc ou accomplir les tâches que lui confient la présidence ou le Conseil ou que lui recommandent un comité;

  4. à la demande du comité de qualification et de gouvernance, aider à identifier les membres possédant des compétences en leadership pour occuper des postes à l’OFC ou au sein de comités.


16.6 Direction générale


16.6.1 La direction générale est le premier gestionnaire de l’OFC et se rapporte au Conseil. Elle avise et offre des recommandations au Conseil sur toute question relevant de la responsabilité de l’OFC. Ses fonctions sont les suivantes :


  1. avoir la responsabilité et la surveillance des activités et des biens de l’OFC ;


  1. appuyer la présidence dans ses fonctions ;


  1. assurer la mise en œuvre des résolutions et directions du Conseil ;


  1. diriger le travail de tous les employés et être responsable de toutes questions à leur égard, y compris l’embauche et le licenciement ;


  1. soumettre au Conseil des rapports périodiques et, à l’intérieur desdits rapports, proposer des recommandations touchant toutes les questions nécessitant une disposition ou des directives de la part du Conseil ;


  1. envoyer les avis et tenir les procès-verbaux des réunions du Conseil et des Assemblées des membres de l’OFC conformément aux Règlements ;


  1. avec la présidence, convoquer les réunions du Conseil et les Assemblées générales des membres ;


  1. assister à toutes les réunions du Conseil et aux Assemblées générales avec droit de parole, sans droit de vote ;


  1. agir comme un des porte-parole de l’OFC ;


  1. garder les documents et archives de l’OFC et du Conseil ;


  1. avec le comité des finances et de la vérification, gérer et mettre en œuvre le budget, les projets et les autres tâches que le Conseil lui confère, notamment :

    • œuvrer à la réussite financière de l’OFC ;

    • assurer la conformité des opérations financières de l’OFC avec les obligations et exigences des lois applicables ;

    • examiner, évaluer, et assurer la santé financière de l’OFC ;

    • assurer un flux de trésorerie adéquat ;

    • évaluer l’impact probable de problèmes tels les retards et arriérés de paiement, les flux de trésorerie limités, etc. ;

    • présenter au Conseil les résultats de négociations touchant des options de financement et des contrats et formuler les recommandations appropriées.


  1. exercer les fonctions que lui confère l’Assemblée des membres de

l’OFC ou le Conseil.


Ne peut accéder à la direction générale de l’OFC que la personne qui est membre d’un Club Optimiste en règle de l’OFC, connaît les lois fédérales et provinciales relatives aux organisations à but non-lucratif et les règles de gouvernance du conseil d’administration de ces organisations.


16.6 Poste de secrétaire


Les fonctions du secrétaire sont les suivantes :

  1. publier la date et le lieu des réunions du Conseil et des comités

  2. assister aux réunions du Conseil ;

  3. rédiger les comptes rendus de ces réunions et les publier aux membres ;

  4. publier la date et le lieu du congrès de l’OFC ;

  5. maintenir à jour les dossiers de l’OFC ;

  6. assurer le transfert à son successeur de tous les documents de l’OFC et voir à la formation de son successeur aux fonctions du poste de secrétaire ;

  7. voir à la conformité aux lois fédérales et provinciales de la gouvernance du Conseil ;

  8. garder le sceau de l’OFC et ne l’utiliser que lorsque le Conseil d’administration l’en autorise, par résolution, et aux personnes mentionnées dans la résolution ; et,

  9. exécuter toute autre fonction que peuvent lui assigner le Conseil d’administration et les Règlements.



PARTIE VI – AGENTS DE LIAISON


Article 17 : Les agents de liaison


17.1 Définition


Un agent de liaison est un bénévole qui assure la bonne communication entre les Clubs Optimistes, leurs membres et l’OFC. Il voit à ce que toute l’information provenant de l’OFC soit distribuée, comprise et suivie s’il y a lieu.


Afin d’appuyer la division des régions de l’OFC en secteurs, au moins 3 agents de liaison par région seront choisis au sein de ces secteurs stratégiques par le Conseil afin de faciliter la communication avec les clubs. Au besoin, pendant l’évolution du projet de constitution de l’OFC, d’autres agents de liaison pourraient être nommés par le Conseil.


Les agents de liaison travaillent de près avec le Conseil et peuvent se voir attribuer des tâches par la vice-présidence des régions Est et Ouest.


Les agents de liaison sont nommés par le Conseil pour un mandat de deux ans. Ils participent aux réunions du Conseil en tant que membres non votants.


17.2 Objectifs


Maillon indispensable de la chaîne de communication, l’agent de liaison veille à la diffusion de l’information, des documents, des programmes et des concours, et assure la participation des Clubs Optimistes et de leurs membres aux événements et activités.



17.3 Responsabilités


L’agent de liaison est un rassembleur et fait en sorte de rapprocher les Clubs Optimistes éloignés vers l’OFC.

Il remplit un rôle primordial pour assurer le bon fonctionnement de l’OFC.

Il fournit l’aide nécessaire aux Clubs Optimistes de son secteur et répond à leurs questionnements.

Il s’assure que tous les clubs de son secteur reçoivent les liens vers les webinaires, les conférences et les assemblées publiques de l’OFC.

Il voit à transmettre à l’OFC les interrogations des clubs afin d’y répondre rapidement et efficacement.

Il appuie la vice-présidence de son secteur dans l’organisation des différents événements présentiels et virtuels pour assurer une grande participation des membres.

Il aide à identifier le leadership au sein de son secteur pour assurer la continuité de la mission optimiste.

Il pourra réunir les membres Optimistes de son secteur de façon virtuelle ou en présentiel aux frais des participants.



PARTIE VII − RESPONSABILITÉS ET IMMUNITÉ DES ADMINISTRATEURS ET DIRIGEANTS

Article 18 : Chèques et billets


18.1 Tous les chèques ou billets doivent être signés par deux (2) personnes parmi les signataires autorisés à l’art. 18.2 ci-dessous.


18.2 Sont autorisés à signer les chèques ou les billets la personne à la présidence, la personne à la trésorerie, la personne à la direction générale ou toute autre personne autorisée par résolution du Conseil.


Article 19 : Immunité des administrateurs et dirigeants


19.1 Immunité


Sous réserve des exigences prévues par la loi, les administrateurs et les dirigeants ne seront pas responsables des actes des autres administrateurs, dirigeants ou employés de l’OFC. Aucun administrateur ou dirigeant ne sera responsable des dommages ou pertes causés par l’insolvabilité et l’inconduite d’une personne ou d’une société ayant fait affaire avec l’OFC. Aucun administrateur ou dirigeant ne sera responsable des dommages découlant d’une erreur ou d’une omission, ou de tout acte commis dans le cadre de leurs fonctions auprès de l’OFC, à moins que l’acte en question soit frauduleux, malhonnête ou de mauvaise foi.


Les administrateurs et dirigeants de l’OFC, ainsi que quiconque prend des engagements au nom de l’OFC, de même que leurs héritiers, exécuteurs ou administrateurs successoraux, sont aussi indemnisés et tenus à couvert de responsabilité, sur les fonds de l’OFC, à l’égard des frais suivants :


  1. les dépens, frais et débours engagés relativement à toute action, poursuite ou instance entamée contre lui, à l’égard de tout acte, de toute affaire ou de toute chose qu’il a effectué, conclu ou permis dans l’exécution de bonne foi de ses fonctions ou relativement à celles-ci;


  1. les autres dépens, frais et débours engagés relativement aux affaires de l’OFC, sauf ceux qui découlent d’une négligence ou d’une faute délibérée de sa part.


19.2 Police d’assurance-responsabilité


L’OFC souscrit à une police d’assurance-responsabilité au bénéfice de ses administrateurs et employés pour leurs actes faits dans leurs fonctions, dans la mesure où la responsabilité découle d’agissement honnête et de bonne foi dans l’intérêt supérieur de l’OFC. L’assurance-responsabilité est du montant minimal d’un million de dollars (1 000 000$).


Article 20 : Conflits d’intérêts


20.1 Déclaration de conflit d’intérêts


L’administrateur de l’OFC qui a des intérêts quelconques, directement ou indirectement, dans un contrat ou un projet de contrat avec l’OFC est tenu de déclarer son conflit d'intérêts à une réunion du Conseil et de se retirer des discussions s’y rapportant.


20.2 Moment de la déclaration


Dans le cas d’un projet de contrat, la déclaration exigée par le présent article est faite dès que l’administrateur prend connaissance du conflit. Cette déclaration est faite par écrit et communiquée par courriel ou par la poste à la présidence et au secrétaire. Dans le cas où le conflit implique la présidence ou le secrétaire, la déclaration de conflit est communiquée à la direction générale. Toute communication reçue aux termes du présent article est ensuite signalée au Conseil au plus tard à la réunion qui suit la réception de cette communication.


20.3 Avis général


Pour l’application du présent article, un administrateur divulgue, par l’entremise de l’avis stipulé à l’art. 20.3, la présence et l’étendue de la nature du conflit d’intérêts.


20.4 Conséquence de la déclaration


L’administrateur qui a fait une déclaration de son intérêt à l’égard d’un contrat ou d’un projet de contrat conformément au présent article et qui n’a pas voté relativement à ce contrat n’est pas tenu de rendre compte à l’OFC, aux membres ou aux créanciers de celle-ci d’aucun bénéfice découlant de ce contrat, et le contrat n’est pas annulable du seul fait qu’il occupe le poste d’administrateur ou de l’établissement d’un rapport de confiance.


20.5 Ratification par les membres


Malgré toute autre disposition du présent article, un administrateur n’est pas tenu de rendre compte à l’OFC ou aux membres ou aux créanciers de celle-ci, d’aucun bénéfice découlant d’un tel contrat, et le contrat n’est pas annulable du seul fait de l’intérêt de l’administrateur dans ce contrat si celui-ci est ratifié par la majorité des voix exprimées à une Assemblée générale extraordinaire des membres dûment convoquée à cette fin et si l’étendue et la nature du conflit d’intérêts dans le contrat sont déclarées dans l’avis de convocation de cette Assemblée.


20.6 Politique relative aux conflits d’intérêts


Le Conseil peut adopter par résolution une politique gouvernant les conflits d’intérêts et peut exiger le retrait d’un administrateur en cas de violation de cette politique.



PARTIE VIII – VÉRIFICATIONS, EXERCICE, DISSOLUTION, AVIS ET MODIFICATIONS


Article 21 : Vérificateurs


Les membres désignent à l’Assemblée générale annuelle le vérificateur de l’OFC ou nomment un comité de vérification.


Le vérificateur ou le comité exerce ses fonctions jusqu’à ce que les membres nomment son successeur.


L’OFC délègue au vérificateur ou au comité, le cas échéant, la responsabilité d’examiner les livres de comptabilité et les registres et de confirmer les espèces, biens, titres et dépôts de l’OFC, ainsi que les autres fonctions prévues dans l’entente écrite conclue entre l’OFC et le vérificateur ou le comité, selon les normes comptables requises.


Le rapport du vérificateur ou du comité de vérification est présenté à l’Assemblée générale annuelle.


Le vérificateur ou le comité peut être convoqué à toute Assemblée de la même façon que les membres ; il peut assister en personne ou par des moyens technologiques à toutes les Assemblées où il est question des états financiers de l’OFC pour les expliquer.


Article 22 : Documents officiels et états financiers vérifiés


Les états financiers de l’OFC sont signés au nom de l’OFC par la présidence et la direction générale.


Ces personnes ou l’une d’elles, et les personnes désignées par le Conseil, peuvent transférer, en qualité de fiduciaires ou à un autre titre, et par n’importe quel moyen, une partie ou la totalité des valeurs de l’OFC. Elles peuvent accepter en son nom les valeurs qui lui sont transférées.


Elles peuvent apposer leur signature sur les transferts et les acceptations de transferts ainsi effectués. Elles peuvent signer et remettre au nom de l’OFC une partie ou la totalité des documents nécessaires ou utiles à ces fins. Elles peuvent nommer des fondés de pouvoir pour effectuer ou accepter des transferts de valeurs dans les livres de toute personne morale.


Malgré toute disposition contraire, le Conseil peut, par résolution, fixer la façon dont un document donné est signé, ainsi que les personnes qui le signent.


Article 23 : Exercice financier


Sauf décision contraire du Conseil, l’exercice financier de l’OFC s’échelonne du 1er octobre et se termine le 30 septembre de l’année suivante.


Article 24 : Dissolution


En cas de dissolution de l’OFC, le Conseil en fonction au moment de la dissolution liquide les biens de l’OFC suivant les normes établies par la loi et en conformité avec le protocole d’entente entre l’OFC et l’OI.


Article 25 : Avis


Les avis sont valablement donnés s’ils sont donnés par courrier électronique ou régulier à la dernière adresse qui figure dans les registres. Il est réputé avoir été reçu cinq (5) jours après son expédition ou à l’envoi du courrier électronique.


Article 26 : Modification des Règlements


Sous réserve des exigences de la loi, l’adoption par le Conseil d’un règlement administratif, son abrogation, sa modification ou une nouvelle adoption de ce règlement, à moins qu’ils ne soient ratifiés dans l’intervalle par une Assemblée générale extraordinaire des membres dûment convoqués à cette fin, n’a d’effet que jusqu’à la prochaine Assemblée générale annuelle des membres, sauf s’ils y sont ratifiés par résolution spéciale à l’une ou l’autre de ces Assemblées.


Si le règlement, l’amendement ou l’abrogation n’est pas ratifié le jour de l’une ou l’autre de ces Assemblées, il cesse d’avoir effet, mais à compter de ce jour seulement.


Les membres ayant le droit de vote lors de l’Assemblée pourront ratifier par résolution spéciale le règlement tel qu’il aura été présenté, le rejeter ou l’amender.


Dans ce dernier cas, aucun autre règlement administratif semblable ou de même teneur n’a d’effet avant sa ratification à une Assemblée générale extraordinaire des membres ou à la prochaine Assemblée générale annuelle. Également, son rejet n’a pas pour effet de porter atteinte aux actes accomplis ou aux droits acquis en vertu du règlement administratif précédent l’Assemblée générale annuelle.


S’il est approuvé ou approuvé à la suite d’un amendement, le règlement demeurera en vigueur sous la forme sous laquelle il aura été entériné.


Les présents Règlements abrogent et ont préséance sur tous les Règlements précédents de l’OFC dès leur adoption.







Présidence


Secrétaire


Règlements administratifs

des Optimistes Francophones Canadiens

Approuvés par l’Assemblée constituante le 17 avril 2021

Table des matières

Préambule 4

Article 1 : Interprétation 4

  1. Définitions 4

  2. Interprétation 6

Article 2 : Nom 6

Article 3 : Siège social 6

Article 4 : Sceau 6

Article 5 : Vision 7

Article 6 : Mission 7

Article 7 : Objectifs 7

Article 8 : Catégories, critères d’admissibilité et droits des membres 7

  1. Membres de l’OFC 7

  2. Membres des Clubs Optimistes de l’OFC 8

  3. Droits des membres 8

Article 9 : Membres en règle – conditions au maintien d’adhésion 8

  1. Clubs Optimistes de l’OFC 8

  2. Membres des Clubs Optimistes de l’OFC 9

Article 10 : Fin de l’adhésion 9

Article 11 : Cotisations 10

Article 12 : Assemblées générales des membres 10

12.1 Assemblée générale annuelle 10

12.2 Assemblée générale extraordinaire 11

12.3 Format, lieu et date 11

12.4 Avis 11

12.5 Ordre du jour 12

12.6 Inscription de questions à l’ordre du jour 12

12.7 Quorum 12

12.8 Ajournement 12

12.9 Présidence de l’Assemblée générale 12

12.10 Vote 12

12.10.1 Généralités 12

12.10.2 Vote par procuration 13

12.10.3 Résolutions écrites adoptées 13

Article 13 : Le Conseil d’administration 13

13.1 Pouvoirs et obligations du Conseil 13

13.2. Composition du Conseil 17

13.2.1 Administrateurs avec droit de vote 17

13.2.2 Administrateurs sans droit de vote 17

13.2.3 Fréquence des réunions 17

13.2.4 Avis 17

13.2.5 Validité 18

13.2.6 Invitations 18

13.2.7 Moyens technologiques 18

13.2.8 Questions 18

13.2.9 Votes 18

13.3 Résolutions 19

13.4 Éligibilité à siéger au Conseil 19

13.5 Durée du mandat des membres du Conseil d’administration 20

14 Procédure d’élection et de nomination des membres du Conseil 20

14.1.1 Mise en candidature 20

14.1.2 Procédure électorale 21

14.1.3 Responsables des comités permanents 22

14.2 Poste vacant au Conseil 22

  1. Rémunération 22

  2. Quorum 23

Article 15 : Les comités 23

  1. Responsabilités 23

  2. Fonctionnement 23

  3. Qualifications 24

  4. Comités permanents 24

PARTIE V – LES DIRIGEANTS

Article 16 : Pouvoirs et responsabilités des dirigeants 28

16.1 Présidence 28

16.2 Présidence élue 30

16.3 Présidence sortante 30

16.4 Vice-présidence 31

16.5 Membre élu 32

16.6 Direction générale 32

16.7 Poste de secrétaire 33

PARTIE VI – AGENTS DE LIAISON

Article 17 : Les agents de liaison 34

17.1 Définition 34

17.2 Objectifs 34

17.3 Responsabilités 35


PARTIE VII - RESPONSABILITÉS ET IMMUNITÉ DES ADMINISTRATEURS ET DIRIGEANTS

Article 18: Chèques et billets 35

Article 19 : Immunité des administrateurs et dirigeants 35

19.1 Immunité 35

19.2 Police d’assurance-responsabilité 36

Article 20 : Conflits d’intérêts 36

20.1 Déclaration de conflit d’intérêts 36

20.2 Moment de la déclaration 36

20.3 Avis général 37

20.4 Conséquence de la déclaration 37

20.5 Ratification par les membres 37

20.6 Politique relative aux conflits d’intérêts 37

PARTIE VIII – VÉRIFICATIONS, EXERCICE, DISSOLUTION, AVIS ET MODIFICATIONS 37

Article 21 : Vérificateurs 37

Article 22 : Documents officiels et états financiers vérifiés 38

Article 23 : Exercice financier 38

Article 24 : Dissolution 38

Article 25 : Avis 38

Article 26 : Modification des Règlements 39



Préambule


Les Optimistes Francophones Canadiens (OFC) est une société à but non lucratif et est le porte-parole des Clubs Optimistes qui exercent leurs activités en français sous la bannière d’Optimist International™ et des membres de ces clubs.


L’OFC a été constituée par lettres patentes le 12 février 2021 sous le numéro 1273427-3 en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Par protocole d’entente conclu en décembre 2020, l’OFC est un organisme fédéré à Optimist International et, sauf indication contraire aux termes dudit protocole d’entente ou des présents Règlements, est régi par les Règlements d’Optimist International.



PARTIE I – INTERPRÉTATION ET NATURE DE L’ORGANISME


Article 1 : Interprétation


  1. Définitions


Les définitions qui suivent s’appliquent aux présents Règlements, à moins de stipulations

contraires dans les présents Règlements :


  1. « Administrateur » s’entend d’un administrateur de l’OFC ayant été élu ou nommé conformément aux Règlements et qui siège en tant que membre du Conseil.


  1. « Assemblée » comprend toutes réunions en personne, par appel ou vidéoconférence ou par autre mode électronique.


  1. « Assemblée générale » comprend l’Assemblée générale annuelle des membres et toutes autres assemblées extraordinaires des membres.


  1. « OFC » s’entend de l’acronyme de la dénomination Optimistes Francophones Canadiens, une personne morale à but non lucratif incorporée le 12 février 2021 en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, telle que modifiée de temps à autre et en vertu de toute autre loi qui lui succèdera.


  1. « Comité » tout comité établi par le Conseil conformément aux Règlements.


  1. « Conseil » s’entend du Conseil d’administration de l’OFC.


  1. « Direction générale » l’employé de l’OFC agissant à titre de chef de direction qui se rapporte au Conseil.


  1. « Dirigeant » s’entend de tout dirigeant de l’OFC, soit la présidence, les deux postes de vice-présidence et la direction générale.


  1. « Employé » s’entend d’une personne à l’emploi de l’OFC, incluant

les stagiaires et les bénévoles.


  1. « Jour » s’entend de toute journée calendrier, y compris les jours

ouvrables, les journées de fin de semaine et les jours fériés.


  1. « Loi » s’entend de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, telle que modifiée et comprend les règlements afférents ainsi que toute autre loi qui lui succèdera, et le cas échéant, toutes références dans les Règlements à la loi seront réputées référer aux dispositions pertinentes de la nouvelle loi.


  1. « Majorité » s’entend de plus de la moitié des votes exprimés lors d’un

vote sur une question donnée.


  1. « Membre » s’entend d’un Club Optimiste membre de l’OFC qui satisfait aux critères d’admissibilité énoncés dans les présents Règlements.


  1. « Membre en règle » s’entend de tout Club Optimiste qui a payé, au moins quinze (15) jours avant l’Assemblée générale annuelle de l’OFC, la cotisation fixée par le Conseil, le cas échéant.


  1. « Politiques » s’entend des politiques adoptées par le Conseil de l’OFC.


  1. « Règlements » s’entend des présents Règlements administratifs, tels que modifiés de temps à autre.


  1. « Résolution » s’entend d’une motion adoptée par la majorité des voix des

administrateurs ou des membres habiles à voter, selon le cas.


  1. « Résolution spéciale » s’entend d’une résolution adoptée par les administrateurs et ratifiée, avec ou sans modification, aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées à une Assemblée générale des membres dûment convoqués à cette fin, ou par le consentement écrit de tous les membres habiles à voter à une telle Assemblée.


  1. « Statuts » s’entend des statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi

que les clauses de modification, les statuts de prorogation et tout autre

acte constitutif de l’OFC, qui sont aussi appelés lettres patentes.


  1. « Vérificateur » le vérificateur ayant été nommé par les membres à

l’Assemblée générale annuelle conformément aux Règlements.


  1. Interprétation


Les Règlements, sauf indication contraire du contexte, seront interprétés conformément à ce qui suit :


  1. Tous les termes stipulés dans les Règlements qui sont définis dans la loi s’interprètent selon la définition accordée à ces termes en vertu de la loi, à moins d’indications expresses contraires dans les Règlements.


  1. Chaque fois que, dans les Règlements, les résolutions et les procès-verbaux de l’OFC, le contexte l’exigera ou le permettra, les mots écrits au masculin ou au singulier incluront le pluriel et les personnes du genre féminin ainsi que les personnes non-binaires et transgenres.


  1. Les sous-titres contenus dans les Règlements n’y figurent que pour en faciliter la compréhension et ne doivent pas être considérés pour interpréter les Règlements ou pour expliquer l’effet d’une disposition quelconque de ceux-ci.


Article 2 : Nom


L’OFC a pour nom Optimistes Francophones Canadiens et pour acronyme, « OFC ».


Article 3 : Siège social


  1. Le siège social de l’OFC est situé dans la ville de Montréal, dans la province de Québec.


  1. Le Conseil peut, par résolution, déplacer son siège social pour le situer à un autre endroit au Canada.


Article 4 : Sceau


  1. Le sceau qui figure en regard est le sceau officiel de l’OFC. Le Conseil peut le modifier.


  1. Le sceau officiel de l’OFC porte les mots suivants : « OPTIMISTES FRANCOPHONES CANADIENS ».


Article 5 : Vision


La vision de l’OFC est celle reflétée dans les objets de ses statuts constitutifs et dans les Règlements d’Optimist International.


Article 6 : Mission


L’OFC vise à :


  • fournir des services et du soutien aux Clubs Optimistes francophones du Canada ;

  • promouvoir les intérêts des Clubs Optimistes francophones au Canada ;

  • saisir et exploiter les possibilités de subvention et de financement des Clubs Optimistes francophones au Canada ;

  • toutes autres fins complémentaires qui ne sont pas incompatibles avec ces objets.


Article 7 : Objectifs


Dans la poursuite de sa vision et de sa mission, l’OFC a pour objectifs, notamment :


  • de développer l’Optimisme comme philosophie de vie en s’inspirant des principes du Credo de l'Optimistemd,

  • de travailler à l’harmonie nationale et à l’amitié entre les clubs et les membres Optimistes francophones du Canada, en prenant en compte leurs besoins culturels et en facilitant et améliorant les communications entre eux

  • de mettre l’accent sur la croissance du mouvement Optimiste et en accroître la visibilité au Canada

  • d'aider la jeunesse et de favoriser son épanouissement, convaincu que de servir son prochain de façon désintéressée contribue au mieux-être de l’être humain, de sa collectivité, et du monde tout entier.



PARTIE II – LES MEMBRES


Article 8 : Catégories, critères d’admissibilité et droits des membres


  1. Membres de l’OFC


Conformément au protocole d’entente avec Optimist International mentionné en préambule, les Clubs Optimistes francophones du Canada sont à la fois membres de l’OFC et membres d’Optimist International.


  1. Membres des Clubs Optimistes de l’OFC


Pour être un membre d’un Club Optimiste de l’OFC, il faut satisfaire aux exigences prescrites aux Règlements d’Optimist International en plus des exigences suivantes :


  • Être en mesure de comprendre et de s’exprimer en français; et

  • Être en accord avec la mission de l’OFC.


L’OFC n’accorde pas le statut de membre à vie. Les personnes possédant ce statut avant la constitution de l’OFC le conservent.


  1. Droits des membres